Wat met de bewaring van de boekhouding en verantwoordingsstukken in een digitaal evoluerende samenleving?

De verplichting tot het bewaren van de boekhoudstukken in een strikt identieke versie voor een periode van zeven jaar lijkt alsmaar moeilijker te rijmen met het stijgende tempo van de technologische ontwikkeling en het grote aantal beschikbare boekhoudprogramma's. In de praktijk komt het vaak voor dat een verandering van boekhouder een verandering van boekhoudsoftware inhoudt zonder dat de voorgaande toepassing nog actief blijft. Maar wat moet er dan juist gebeuren met de bewaring van de boekhoudstukken?

Sinds 2005 is het houden van een ‘elektronische boekhouding’ wettelijk erkend in de boekhoudwet, als ze tenminste voldoet aan de gestelde voorwaarden en vereisten. Meer bepaald gaat het over de verplichting tot waarborging van de ‘materiële continuïteit’, ‘regelmatigheid’ en ‘onveranderlijkheid’ van de boekingen.

Vanuit het oogpunt van de raadpleging van de elektronische boeken wordt de ‘materiële continuïteit’ gewaarborgd door de loutere invoer van oorspronkelijke bestanden in een identieke of zelfs compatibele informaticatoepassing of de omzetting van alle bestanden naar een leesbaar formaat tot zelfs het gebruik van cloud accounting. De verplichting tot ‘regelmatigheid’ betekent onder meer ook dat de boekingen doorlopend moeten worden genummerd in de verschillende dagboeken. Bij een geïnformatiseerde boekhouding houdt de ‘onveranderlijkheid’ in de praktijk in dat het niet meer mogelijk mag zijn om boekingen te wijzigen, te schrappen of toe te voegen (artikel III. 84 tem 88 WER).

Toch rijzen er nog specifieke vragen op met betrekking tot de bewaring van boeken en verantwoordingsstukken bij een geïnformatiseerde boekhouding:

  • In hoeverre volstaat de bewaring van een afschrift van de boeken en verantwoordingsstukken in het bestandsformaat ‘pdf’?
  • Wat is de precieze draagwijdte van de verplichting tot bewaring van programma’s en systemen waarmee bestanden van een elektronische boekhouding kunnen worden gelezen?

De technologische revolutie maakt het moeilijk om gedurende een periode van zeven jaar (de wettelijke bewaringstermijn) de bestanden in een strikt identieke geïnformatiseerde versie te bewaren. Deze problematiek doet zich onder andere voor bij een verandering van boekhouder of boekhoudsoftware. Vandaar dat de commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) in zijn ontwerp van advies een praktische verduidelijking geeft van de wettelijke en reglementaire bepalingen omtrent het houden en bewaren van boeken en verantwoordingsstukken in geval van een geïnformatiseerde boekhouding (Ontwerp CBN-advies 2016/XX - Specifieke vragen met betrekking tot de bewaring van boeken en verantwoordingsstukken bij een geïnformatiseerde boekhouding).

Archivering en overdracht van gegevens

Men moet zich er in de eerste plaats van verzekeren dat de informaticatoepassing een specifieke archivering mogelijk maakt die de toegang tot de gearchiveerde gegevens, de leesbaarheid en het origineel karakter ervan op duurzame wijze garandeert. Bovendien moet de toepassing waarborgen dat de gearchiveerde gegevens kunnen worden gerecupereerd aan de hand van latere versies van de informaticatoepassing om de staten te kunnen opleveren die naar aanleiding van een controle worden opgevraagd.

Wijziging van drager – standpunt BTW

Wat de mogelijkheid tot wijziging van vorm of formaat (drager) van de te bewaren documenten betreft, aanvaardt de BTW administratie dat andere gegevensdragers ook mogen mits deze toelaten dat de ‘authenticiteit van herkomst’, de ‘integriteit van inhoud’ en de ‘leesbaarheid’ voldoende verzekerd zijn. In dat opzicht moeten zowel de scanningstechniek als de technologie die gebruikt worden bij de conversie naar een andere gegevensdrager deze aspecten garanderen. Het is nadien aan de belastingplichtige om te bewijzen dat deze voorwaarden vervuld zijn.

Conclusie

Kortom, het behoud van de informaticabestanden in een strikt identieke versie gedurende de wettelijke bewaringstermijn van zeven jaar is niet vereist zodra de onveranderlijkheid en de leesbaarheid van de boeken en de gegevens die ze bevatten, is gegarandeerd. Bovendien bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van zodra de digitale kopie of scan ervan met succes werd geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief.